Arbeitsanweisungen erstellen: So findet sich jede Vertretung schnell zurecht

Montagmorgen, die Kollegin aus der Prüfmittelverwaltung ist krank. Eigentlich kein Drama, denn die Vertretung ist ja geregelt. Doch dann tauchen die Fragen auf: Wo liegen die Kalibrierzertifikate? Welcher Dienstleister ist für welches Gerät zuständig? Und was bedeutet eigentlich der rote Punkt auf dem Messschieber?

So oder ähnlich läuft es in vielen Betrieben. Das Wissen ist da, aber es steckt in einzelnen Köpfen. Solange alle an Bord sind, fällt das nicht auf. Erst wenn jemand fehlt, wird sichtbar, wie viel an einer Person hängt.

Was eine gute Arbeitsanweisung ausmacht

• Sie ist kurz und in einfacher Sprache geschrieben, ohne Normendeutsch.
• Sie beschreibt den echten Ablauf, nicht den Idealzustand aus dem Handbuch.
• Sie zeigt Bilder oder Screenshots, wo Worte umständlich werden.
• Sie nennt Ansprechpartner und den Ort, an dem Unterlagen liegen.
• Sie wird regelmäßig geprüft und ist für alle leicht zu finden.

Der erste Schritt ist kleiner, als viele denken

Niemand muss an einem Tag alles dokumentieren. Hilfreich ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben hängen an nur einer Person? Wo gab es zuletzt Probleme, als jemand gefehlt hat? Mit diesen Stellen fängt man an. Oft reichen schon wenige gut gemachte Seiten, damit eine Vertretung sicher arbeiten kann.

Ein schöner Nebeneffekt: Neue Mitarbeitende finden sich deutlich schneller zurecht, und das Onboarding wird für alle entspannter.

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